Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Spesialist på dokumentarbeidsflyt
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en dyktig og detaljorientert spesialist på dokumentarbeidsflyt som kan bidra til å optimalisere og administrere dokumentasjonsprosesser i vår organisasjon. Som spesialist på dokumentarbeidsflyt vil du ha en sentral rolle i å sikre at dokumenter håndteres effektivt, sikkert og i samsvar med gjeldende retningslinjer og regelverk. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å forstå deres behov og utvikle løsninger som forbedrer dokumentflyten og reduserer manuelle prosesser.
Stillingen krever god teknisk forståelse, erfaring med dokumenthåndteringssystemer og evne til å analysere og forbedre eksisterende prosesser. Du vil være ansvarlig for å implementere og vedlikeholde digitale arbeidsflyter, samt gi opplæring og støtte til brukere. I tillegg vil du overvåke systemytelse, identifisere flaskehalser og foreslå forbedringer for å sikre kontinuerlig effektivitet.
Vi ser etter en person som er strukturert, løsningsorientert og har gode kommunikasjonsevner. Du må kunne arbeide selvstendig, men også trives i tverrfaglige team. Erfaring fra lignende roller og kjennskap til relevante verktøy som SharePoint, Microsoft 365, DocuWare eller lignende er en fordel.
Dette er en spennende mulighet for deg som ønsker å bidra til digital transformasjon og effektivisering av dokumenthåndtering i en moderne og fremtidsrettet organisasjon.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og optimalisere dokumentarbeidsflyter
- Implementere og vedlikeholde dokumenthåndteringssystemer
- Samarbeide med avdelinger for å kartlegge dokumentasjonsbehov
- Utvikle og dokumentere prosedyrer for dokumenthåndtering
- Gi opplæring og støtte til brukere av systemene
- Overvåke systemytelse og foreslå forbedringer
- Sikre samsvar med lover og interne retningslinjer
- Automatisere manuelle prosesser der det er mulig
- Delta i prosjekter knyttet til digitalisering og effektivisering
- Rapportere status og fremdrift til ledelsen
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant høyere utdanning innen IT, administrasjon eller lignende
- Erfaring med dokumenthåndteringssystemer
- God teknisk forståelse og evne til å lære nye verktøy
- Sterke analytiske ferdigheter
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Gode kommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig
- Erfaring med prosessforbedring og digitalisering
- Kjennskap til GDPR og informasjonssikkerhet
- Fordel med erfaring fra SharePoint, Microsoft 365 eller lignende
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumenthåndteringssystemer?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en dokumentflyt?
- Hvilke verktøy har du brukt for å automatisere prosesser?
- Hvordan sikrer du at dokumenthåndtering er i samsvar med regelverk?
- Har du erfaring med opplæring av brukere i nye systemer?
- Hvordan håndterer du endringer i arbeidsprosesser?
- Hva motiverer deg i rollen som dokumentarbeidsflytspesialist?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange prosjekter samtidig?
- Kan du gi et eksempel på et vellykket digitaliseringsprosjekt du har deltatt i?
- Hvordan samarbeider du med andre avdelinger for å forstå deres behov?
